Kazalo:
Združenje lastnikov stanovanj (HOA) je organizacija, ki je odgovorna za splošno vzdrževanje in vzdrževanje skupnih površin v stanovanjski enoti. HOA lahko upravlja upravljalno podjetje ali nepremičninski razvijalec, vendar je običajno predano prebivalcem, ko je razvoj dokončan. HOA mora voditi knjigovodske knjige, ki natančno odražajo zbrane dajatve, kakšne vrste izdatkov nastanejo, prikazujejo stanja rezerv za posebne projekte in različne druge postavke. Osnovni računovodski sistem se lahko izvaja brez prevelikih težav.
Korak
Nakup računovodske programske opreme, prilagojene HOA, če še nimate lastne programske opreme. Ni vam treba uporabiti posebne programske opreme HOA, če že imate drugo računovodsko programsko opremo. Condo Manager in TOPS sta ponudnika programske opreme, ki se specializirata za potrebe računovodstva HOA, medtem ko je QuickBooks splošna finančna programska oprema, ki se lahko uporablja za izpolnjevanje osnovnih računovodskih zahtev HOA. Izvedite vadnico in preberite priročnike, ki ste jih dobili s programsko opremo, ki jo kupite, da boste razumeli, kako nastavite HOA v sistemu.
Korak
Zagotovite, da imate dobro razumevanje računovodskih zahtev HOA. California Association of Homeowner's Association je dober vir za več informacij o osnovnih zahtevah HOA.
Korak
Preden začnete vnašati, vzpostavite dosledno konvencijo za poimenovanje številk računov. Na primer, lahko se odločite, da se bodo vsi računi sredstev začeli s številko "1", "računi odgovornosti" 2, "računi prihodkov" 3, "računi odhodkov" 4 in računi kapitala "5".
Korak
Ustvarite račune, ki jih boste uporabljali v sistemu programske opreme. Računi osnovnih sredstev, ki jih boste potrebovali, so gotovina, ček, terjatve, odloženi stroški in osnovna sredstva. Za račune obveznosti boste potrebovali obveznosti do dobaviteljev, odložene prihodke in posojila. Prihodki bodo vključevali dajatve in obresti. Računi za večino odhodkov bodo komunalne storitve, zavarovanje, vzdrževanje, skrbništvo, obresti, takse, davki in rezerve. Nazadnje bodo zadržani dobički in rezerve vključevali račune lastniškega kapitala. Vsak HOA ima posebne potrebe, vendar ta seznam računov zagotavlja trdno podlago za začetek vstopa v transakcije in se lahko izvede z uporabo katere koli HOA ali generične finančne računovodske programske opreme.
Korak
Vnesite začetno bilanco v nov sistem programske opreme. Ta vnos je narejen pred napredovanjem standardnih dnevnih vnosov. Ta vnos ne sme vključevati računov prihodkov ali odhodkov. Na primer, če ima HOA v banki 1000 dolarjev od prejšnjih članarin, bo vstop preprosto bremenitev za preverjanje za 1.000 $ in kredit za zadržane dobičke za 1.000 $. Na tej točki imate začetno bilanco stanja in ste pripravljeni za nadaljevanje dnevne aktivnosti.
Korak
Vnesite številke proračuna za vsak račun prihodkov in odhodkov. Način določanja proračunskih številk bo odvisen od programske opreme, ki jo uporabljate. Načrtovanje proračuna običajno zahteva vzpostavitev ločene knjige od tiste, ki jo uporabljate za beleženje dnevne dejavnosti vaše družbe. Preberite ustrezen del priročnika za programsko opremo, da boste razumeli podrobnosti glede oblikovanja proračunov v sistemu programske opreme.
Korak
Naučite se izvajati osnovna poročila, ki jih dobite s programsko opremo. Najbolj osnovna poročila so bilanca stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz denarnega toka in proračun v primerjavi z dejanskim. Te je treba dostaviti s finančno programsko opremo, ki jo uporabljate.