Kazalo:
Morda vaša organizacija želi razviti team building program ali letni dobrodelni program. Ne glede na dogodek takšne dejavnosti stanejo denar. Glavni poudarek pri tem, ali lahko program preide iz grobega predloga v resničnost, je strošek. Za oceno stroškov podjetja oblikujejo programski proračun.
Identifikacija
Oblika proračuna se razlikuje glede na podjetje, standardni proračuni pa vključujejo pisno poročilo s podrobnimi in upravičenimi stroški. Proračun vključuje tudi preglednico, ki poudarja kvantitativne vidike proračuna, predvsem stroške. Takšni izdatki vključujejo fiksne in variabilne stroške. Robert Carbaugh v knjigi "Sodobna ekonomija" pojasnjuje, kako se fiksni stroški nanašajo na vnaprej nastale stroške, ne glede na količino ali količino proizvedenega. Primeri vključujejo upravno plačo, najemnino ali pristojbine za kraj in stroje. Po drugi strani pa se spremenljivi stroški prilagajajo glede na proizvodnjo ali uporabo; materiali in vložki so vrste spremenljivih stroškov. Izračunavanje skupne vrednosti teh izdatkov prinaša celotne stroške programa.
Lastnosti
Značilnosti proračuna programa vključujejo pisni pregled, kako so stroški dodeljeni, možni razlogi za nihanja v pričakovanih stroških in kako pokriti izdatke. Pregled poročila utemeljuje vsako od naštetih nakupov in včasih ponuja rešitve za zmanjšanje stroškov projekta. V nekaterih primerih je značilnost proračuna programa navesti načine za kritje izdatkov, vključno z zbiranjem sredstev ali preusmeritvijo sredstev iz enega dela organizacije v projekt.
John Mutz, avtor "Fundraising for Dummies", pojasnjuje, kako naj bi proračuni programov odražali, kako je podjetje načrtovalo stroške. Pričakovani del proračuna, ki je podrobno opisan v preglednici, opisuje postavke, potrebne za izvajanje programa. Preglednica prav tako navaja skupne stroške, ki se navadno navzkrižno sklicevajo v celotnem poročilu.
Pomembnost
Proračun programa pomaga podjetjem razumeti in aktualizirati stroške. V nekaterih primerih lahko izračun stroškov pojasni, da podjetje ne more privoščiti danega programa; če se to zgodi, podjetje prihrani dragocene vire, če ne razvije programa, ki si ga ne more privoščiti. Ali pa proračun ponazarja načine, kako lahko podjetje spremeni svoje prvotne načrte v nekaj bolj stroškovno učinkovitega. Nekatera podjetja uporabljajo programski proračun kot predlog: v teh primerih lahko podjetja, ki sprejemajo ponudbe iz različnih podjetij, pregledajo najučinkovitejšo in cenovno ugodno ponudbo, ki jo ponujajo prodajalci. Proračun tudi ustvarja občutek odgovornosti do tistih, ki so odgovorni za nakup projekta. Poslovodstvo lahko informacije, navedene v proračunu, uporabi za oblikovanje smernic in pričakovanj glede stroškov.
Opozorilo
Pred objavo stroškov bi morali analitiki proračuna zbrati informacije iz različnih virov glede cen. Podjetje mora določiti, kateri artikel kupiti za program samo po posvetovanju s številnimi cenami. V tem trenutku se mora podjetje zavezati k nakupu izdelka ali uporabi storitve. Z uporabo zgolj ocenjenih ocen so proračuni nezanesljivi in neutemeljeni.