Kazalo:
Dolgoročne pogodbe o najemu, ki se nanašajo na zemljišča ali zgradbe, imajo v njih pogosto tudi rezervacije. To še posebej velja za komercialni lizing. Določba o zapisovanju omogoča vsaki stranki, da evidentira najemno pogodbo ali obvestilo o najemni pogodbi z okrožjem. Splošni namen dovolitve zakupa, ki se evidentira, je ustvarjanje prednostnega interesa v javnih evidencah v zvezi z najetim premoženjem.
County Land Records
Vsaka občina je imenovala uradnika za zemljiške knjige, ki se pogosto imenuje okrožni zapisovalec, da vzdržuje javne evidence v zvezi z lastništvom in lastnino vseh nepremičnin, ki se nahajajo znotraj te občine. V okrožni zemljiški knjigi se kopije vseh posnetih dokumentov, ki se nanašajo na kakršno koli zanimanje za nepremičnine, shranjujejo, ti dokumenti pa so na voljo za javni pregled in raziskovanje.
Snemanje
Vpis zakupne pogodbe pomeni predložiti kopijo zakupne pogodbe lokalnemu okrajnemu uradu za zemljiške knjige. Pisarna za zemljiške knjige bo zaračunala majhno pristojbino za snemanje in bo z žigom označila datum, čas, številko vnosa posnetega dokumenta. Okrožje nato ohrani indeks vseh zabeleženih dokumentov, tako da lahko javnost išče in pregleda te dokumente.
Namen
Številni državni statuti določajo, da je snemanje potrebno za ustvarjanje dolgoročnih interesov nepremičnin. Nekateri interesi na zemljišču so lahko neveljavni, če niso zapisani v dokumentu, ki je bil zabeležen v okrožju. Poleg tega, če lastnik nepremičnine proda nepremičnino in zakupna pogodba ni evidentirana, potem bodoči lastnik nepremičnine ne bo vezan na pogoje najemne pogodbe. Snemanje vseh prihodnjih nakupov nepremičnin ob ugotovitvi, da obstaja pogodba o najemu, povzroči, da bodo vsi prihodnji kupci nepremičnin zavezani pogojem najemne pogodbe, če kupijo najeto nepremičnino od najemodajalca.
Zasebno obvestilo
Nekateri najemodajalci ali najemniki ne želijo objaviti vseh pogojev najemne pogodbe. Najemna pogodba lahko vsebuje zaupne informacije, ki jih najemodajalec ali najemnik želi ohraniti zasebne. V skladu s tem je običajna praksa, da se obvestilo o najemni pogodbi, ki opredeljuje najemno pogodbo na splošno, zabeleži, vendar dejansko ne zabeleži le-te. Vpis obvestila varuje prednostne obresti najema, ne da bi razkrili zasebne pogoje najema.