Kazalo:
Če imate službo, ki zahteva potovanje, ne glede na to, ali je v vašem mestu ali državi ali je zunaj države ali države, vaše podjetje izbere način odgovornosti in povračila za te stroške. Nekatera podjetja povrnejo vaše dejanske stroške, drugi pa vam plačajo potne stroške. Če prejmete potovalno štipendijo, je vaša osebna davčna obveznost odvisna od tega, ali ima vaš delodajalec odgovorni ali neodgovorni načrt. Povračilo dejanskih stroškov ni obdavčljivo.
Metode povračila potovanj
Če morate potovati in se to potovanje šteje kot povezano z delom, lahko vaše podjetje na več načinov obravnava povračilo stroškov za te stroške. Štipendijo za potovanje lahko prejmete pred potovanjem, plačate lahko svoje stroške in jih povrnete ali pa prejmete potovalno štipendijo, ki zahteva, da dokumentirate svoje stroške in vrnete neuporabljen del štipendije svojemu delodajalcu. Vaše podjetje se lahko odloči, da bo ta sredstva zagotovilo v okviru odgovornega načrta ali neobračunljivega načrta ali pa lahko obračuna del stroškov po dnevnicah.
Odgovorni načrt
Če vaš delodajalec uporablja odgovorni načrt, poslovni stroški, ki ste jih ustvarili s potovalno štipendijo, niso obdavčeni kot dohodek, prav tako pa niso predmet davkov FICA. Odgovorni načrt mora izpolnjevati določene zahteve IRS. Stroški morajo biti povezani s poslovanjem in bi jih sicer odšteli kot poslovni odhodek. Vaš delodajalec mora zahtevati, da dokumentirate svoje stroške z navedbo datuma, časa, kraja, zneska in poslovnega namena stroškov v razumnem roku - običajno v 60 dneh.
Vsi stroški zahtevajo prejemke, razen če se povrnejo na dnevnice - na primer, stroški prevoženih kilometrov. Presežek sredstev na vaši potni listini, ki niso bili potrebni za vaše potovanje, je treba podjetju vrniti v razumnem roku. Vsa ne vrnjena sredstva so v celoti obdavčena.
Nenadzorovani načrt
Nepogrešljiv načrt je tisti, ki od uslužbenca ne zahteva obračuna stroškov, ki so nastali z uporabo potovalne štipendije. V skladu s to vrsto načrta lahko potovalno štipendijo porabite za vse, kar izberete, brez dokumentacije ali razlage, in vam ni treba vrniti neuporabljenega dela svoje potovalne štipendije svojemu delodajalcu. V skladu s to vrsto načrta je znesek vaše potovalne štipendije vključen v vaš obdavčljivi dohodek na vašem obrazcu W-2 in je prav tako predmet davka FICA - Medicare in Social Security.
Stroški na dnevnice
IRS ima postopke za povračilo zaposlenim fiksno stopnjo za potne stroške, kot so obroki, prenočišča in kilometrine. Na primer, leta 2011 je bila stopnja povračila prevoženih kilometrov na IRS 51 centov na miljo. Ta stopnja je prilagojena glede na nihanje cen plina. V skladu s tem načrtom se vam povrnejo stroški po standardnih tarifah, ki jih določi IRS, za katere morate navesti poslovni razlog za vaše potovanje in število kilometrov, ki ste jih potovali.
Če se vaši stroški povrnejo preprosto na podlagi dnevnice, se štejejo za odgovorne stroške in niso obdavčljivi. Če pa presežete višino dnevnice in povračilo zahtevka, je presežek popolnoma obdavčen. Za vse druge stroške, ki jih krije vaš potni list, za katerega ni dnevnice, če ga morate plačati, to ni obdavčljivo, če pa ga vaša potna listina krije in se od vas ne zahteva niti obračunavanje niti vračilo ti zneski so obdavčeni in dodani v vaš dohodek.