Kazalo:
Organiziranje vaših dokumentov ne bo samo ohranilo vaših pomembnih datotek, temveč jih bo tudi zaščitilo, če bodo pravilno shranjene. Nihče ne mara občutka, da bi se premetal skozi dokumente, da bi vrgel papir, ker medletno ne more najti tega pomembnega bančnega izpiska. Ko organizirate dokumente in jih shranite, je iskanje pomembnih datotek hitro in enostavno.
Korak
Izračunajte število map datotek, povezovalcev in ločilnikov, ki jih potrebujete. To je odvisno od števila različnih kategorij vložitve. Najbolje je, da kupite te zaloge po tem, ko ste ustvarili kategorijo vložitve, da boste natančno vedeli, koliko map potrebujete.
Korak
Določite talno površino ali veliko mizo, da naredite kopice vseh vaših dokumentov. Organiziranje vaših dokumentov je proces in zato želite določiti območje, na katerem lahko naredite kopije vaših razvrščenih dokumentov in jih pustite razvrščene tam, če ne končate takoj. Odvisno od količine dokumentov, ki jih imate, lahko to traja celo vikend ali še bolje porabite vsaj 10 do 30 minut na dan, da organizirate in vložite dokumente.
Korak
Organizirajte svoje dokumente v razdelke, razdeljene v kategorije z imeni. Na primer, računi za vodo v enem kupu in bančni izpiski v drugi (ločeni piloti za vsako banko).
Korak
Naredite seznam različnih imenovanih kategorij (podjetja ali imena dokumentov), ki jih imate, ko vse svoje dokumente vstavite v ločene pilote. Na primer: Bank of America, vodni račun, avto posojilo, zavarovanje države kmetije, AAA, študentska posojila, itd. Če so vsi vaši dokumenti shranjeni v omarici v abecednem vrstnem redu, vam bodo lažje našli dokumente.
Korak
Vsako ime kategorije vpišite na zavihek mape z datotekami ali na ločen papir z zavihki, ki jih ločite, in nato vstavite v zavihek mape z visečimi datotekami.
Korak
Vse mape datotek postavite v omarico za pisanje po abecednem vrstnem redu. Začnite z odlaganjem kopij dokumentov. Ko dokumente vnašate v njihove ustrezne mape, jih organizirajte v kronološkem vrstnem redu z najnovejšimi na vrhu. Preverite z državnimi in zveznimi zakoni, ko gre za ugotovitev, kako dolgo bi morali hraniti nekatere pomembne dokumente. Nekatere dokumente, kot so prispevki IRA, je treba trajno hraniti.
Korak
Hranite varnostno kopijo pomembnih dokumentov - ali če želite imeti na voljo samo letne dokumente (na primer za davčne namene) - z zavezujočimi dokumenti v dokumente. Odvisno od količine dokumentov ločite dokumente v kategorije, kot so bančni dokumenti, računi in naložbe. Ne pozabite označiti ločilnikov, tako da je vse v vašem registratorju lahko dostopno. Na sprednji strani svojega registratorja vnesite seznam kategorij z zavihki. Prav tako lahko skenirate vse pomembne dokumente in shranite elektronske kopije kot varnostno kopijo.