Kazalo:
Ko zaposleni potuje po poslu, ima verjetno nekaj odbitnih stroškov. Da bi bilo računovodstvo preprosto, davčna služba omogoča delodajalcem, da plačajo in odbijejo dnevnice; šef mora slediti le standardnim dnevnim cenam za hrano, nastanitev in druge stroške, namesto da od zaposlenih zahteva, da prinašajo račune za dejanske stroške. Če delodajalec zaposlenega ne povrne, lahko zaposleni odšteje dejanske stroške ali standardne dnevne cene.
Povračila in prihodki
Po mnenju IRS zaposleni, ki prejema dnevnice za poslovna potovanja, prejme od delodajalca povračilo. Kakršnakoli dnevnica nad stroški, ki jih je prijavil zaposleni, je dohodek in se poroča na obrazcu zaposlenega W-2. Če plače zaposlenega vključujejo stroške službenih potovanj, ni nobenih povračil, nobenih odbitkov s strani zaposlenega in dodatnih prihodkov, ki bi bili sporočeni IRS.
Visoka nizka cena
Dnevnice so določene s strani IRS. Zaposleni, ki je upravičen do teh dodatkov, ne potrebuje spremljanja posameznih izdatkov, čeprav mora dokumentirati čas, kraj in namen potovanja. Delodajalci lahko uporabljajo tudi "visoke nizke" stopnje, ki predstavljajo višje stroške na določenih področjih, kot so Aljaska ali Havaji. Če se za potovanja enega zaposlenega uporabljajo visoke nizke stopnje, jih je treba ponovno uporabiti za vsa druga potovanja tega zaposlenega v davčnem letu. Nekateri visoki nizki tečaji so sezonski, kar pomeni, da se uporabljajo samo v času »visoke sezone« med letom na določenih lokacijah: Sedona, Arizona, na primer marca in aprila ali v Miamiju med zasedeno turistično sezono od januarja do marca.
Odbitki zaposlenih
Za zaposlene, IRS določa standardne stopnje za nekatere poslovne potne stroške. Za obroke se standardna dnevnica razlikuje glede na destinacijo potovanja. Standardno število prevoženih kilometrov zajema tudi poslovno uporabo vozila, ki delavcem omogoča, da se izognejo sledenju plina, zavarovanja, parkiranja, cestnin in vseh drugih nezgod, povezanih z uporabo avtomobila ali tovornjaka. Zaposleni razčlenjujejo in zahtevajo te stroške, standardne in dejanske, na obrazcu 2106. Skupni znesek je prikazan na seznamu A, ki navaja vse razčlenjene odbitke za posamezne donose. Odšteje se samo znesek, ki presega 2 odstotka prilagojenega bruto dohodka.
Fiskalno leto
V poslovnem letu 2015, ki se je začel 1. oktobra 2014, je stopnja dnevnega nadomestila za delodajalca dosegla 172 $ za nastanitev in obroke; dnevnice za visoko ceno so dosegle 259 $. Za ta povračila ne veljajo odtegljaji davka na dohodek ali davki na izplačane plače niti se ne poroča o W-2. Zneski dnevnic za prenočišče niso na voljo posameznikom, ki so samozaposleni, lahko pa uporabijo en standardni dodatek za obroke in drugi za dodatne stroške na dan, ko ne uporabljajo dodatka za prehrano. Te in vse dejanske stroške poročajo kot odbitke na seznamu C. Enaka pravila veljajo za vse, ki imajo pomembno lastništvo podjetja, kar IRS opredeljuje kot 10 odstotkov ali več.