Kazalo:
Se sprašujete, kako dolgo hraniti dokumente? Najprej ugotovite, kaj je dokument. Na primer, če dokument vključuje denarne informacije, kot so plačilni lističi ali izjave o posojilih, bi se te razvrstile v finančne dokumente. Večina finančnih dokumentov se hrani do konca leta in po potrebi še nekaj let za kasnejšo finančno revizijo. Druge kategorije vključujejo identifikacijo, pogodbo, izobraževanje in osebno.
Finančni dokumenti
Naj bodo prihodki in odhodki, menice in drugi finančni dokumenti, kot so mesečni bančni izpiski, največ eno leto. Pri arhiviranju finančnih evidenc za davčne namene pa morate hraniti poslovne in osebne finančne dokumente, kot so prejemki, do 10 let v primeru, da ste prejeli revidirane podatke.
Dokumenti za prepoznavanje
Identifikacijski dokument je dokaz o starosti posameznika in rojstnem imenu, kot je rojstni list ali vozniško dovoljenje. Te dokumente je treba hraniti do konca življenja, relativno pri roki, na zahtevo pravnih organov. Državna licenca za voznika, ki ni izdana vozniku, je tudi oblika dokumentirane identifikacije, ki jo je treba obnoviti po izteku veljavnosti, kot je vozniško dovoljenje.
Pogodbeni dokumenti
Pogodbeni dokumenti so vsi pisni dogovori med posameznikom in tretjo osebo za zamenjavo ali prodajo blaga ali storitev. To blago ali storitve so lahko hiša ali avto, ki vključujejo vse najemne pogodbe ali lastninske listine ali garancije za kupljeno premoženje. V vsakem primeru ima pogodbeni dokument določen rok zapadlosti ali prenehanja za dokument, ki je lahko tudi določen datum za zavrženje dokumenta.
Izobraževalni zapisi
Shranjevanje ocenjenih raziskovalnih člankov in podobno v škatlo za čevlje ali zložljivo mapo je lahko koristno za kasnejšo uporabo pri arhiviranju izobraževalnih dokumentov na semester. Z arhivskim delom semestra lahko študent pregleda svoje prejšnje delo za vmesno ali končno, kot tudi sporne končne ocene, če se pojavi potreba.
Za druge izobraževalne dokumente, kot so zadolžnice ali izjave o študentskih posojilih, poskusite arhivirati te dokumente v finančni kategoriji. To vam bo pomagalo, da boste na tekočem s finančnimi obveznostmi.
Osebni zapisi
Osebni zapisi so dokumenti, kot so poročni list, višješolska izobrazba in zdravstvena dokumentacija, ki so občutljivi deli, ki so pomembni. Te predmete je treba vedno hraniti na varnem mestu ali jih odložiti, saj ti predmeti navadno niso predstavljeni v javnosti. Certifikat ali diplomo je mogoče uokviriti in namestiti, da se ohrani in prikaže zasebno doma ali v pisarni.