Davčne posledice povračila stroškov preko plačil

Notranja davčna služba omogoča delodajalcem, da zaposlenim povrnejo stroške, nastale na delovnem mestu. Na podlagi odgovornega načrta so ti stroški povrnjeni brez davka za zaposlenega. Če gre za nezaključen načrt, se plačila obravnavajo kot plače. Če se povračila izplačajo preko plačilnega lista, to pomeni, da so del neobračunljivega načrta in zaposleni bo plačal davke na povračila.

Človek v obleki črpanje gascredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Poslovni odhodki zaposlenih

Kot predstavniki podjetja zaposleni ponavadi nosijo poslovne stroške med delom. Vožnja, da se srečate s stranko, pobiranje nekaterih pisarniških potrebščin ali odpeljevanje stranke na kosilo, so vsi poslovni stroški, ki jih delodajalec lahko povrne. Za dokumentiranje in utemeljitev stroškov bi morali zaposleni pri poslovnih nakupih shraniti kopije potrdil. IRS omogoča delodajalcem, da zaposlenim povrnejo kilometre za potovanje z avtomobilom, zato lahko zaposleni vodijo podroben dnevnik poslovnih potovanj, ne pa varčevanja s prejemki plina.

Odgovorni in neodgovorni načrti

Ko delodajalci delavcem povrnejo stroške dela, to storijo v okviru odgovornega načrta ali načrta, ki ni odgovoren. Odgovorni načrt je tisti, v katerem zaposleni pravočasno dokumentira stroške in vrne morebitna presežna povračila. Delodajalec preveri stroške v zvezi s poslovno povezavo in hrani kopijo dokumentacije. Na podlagi odgovornega načrta povračilo stroškov ni dohodek. Namesto tega je povračilo stroškov zaposlenemu brez davka.

Izdaja čekov v skladu z načrtom odgovornosti

Če imate odgovoren načrt, povračila stroškov ne bi smela biti obdelana s plačilnimi listami. Namesto tega prosite zaposlene, da redno zbirajo dokumentacijo o stroških in nato izdajo ček za povračilo stroškov. Ta plačila je treba prikazati kot stroške podjetja. Na primer, če zaposlenega preizkusite s povračilom prevoženih kilometrov za 50 evrov, je treba 50 dolarjev zabeležiti kot stroške prevožene kilometre. Vaše podjetje bo lahko odpisalo te stroške na davčno napoved podjetja, zato obdržite kopije obrazcev o prevoženih kilometrih in potrdila o stroških.

Obdelava na izplačane plače za neplačljive načrte

Če delodajalec ne upošteva pravil odgovornega načrta, deluje v skladu z neustreznim načrtom. Včasih delodajalec namerno izvaja načrt, ki ni odgovoren, da bi čim bolj zmanjšal zapisovanje. Na primer, podjetje se lahko odloči, da zaposlenim zagotovi 500 $ za pokritje stroškov hrane in kilometrine za letno poslovno usposabljanje in ne zahteva prejemkov. V tem primeru se odhodki za povračilo dejansko obravnavajo kot plače, zaposleni pa na njih plačujejo davke.

Ker se ti štejejo za plače, je treba povračila stroškov po neustreznem načrtu obdelati prek plačilnega lista. Na ta način lahko delodajalec zadrži zvezne, državne in davke na izplačane plače. Ob koncu leta se bodo odhodki za povračila izkazali kot plače v obrazcu W-2 zaposlenega.